Scannt ein Multifunktionsgerät nicht mehr in einen Ordner auf dem PC, liegt es meist an einer geänderten IP-Adresse oder einem geänderten Passwort, an fehlenden Freigaberechten, am Netzwerkprofil „Öffentlich“ oder an einer veralteten SMB-Version im Gerät. Aktuelle Windows-Versionen sperren unsichere Verbindungen, die ältere Scanner noch nutzen. Ein Firmware-Update des Geräts löst das meist besser als das Abschalten von Sicherheitseinstellungen.
1. Fehlermeldung am Gerät lesen
Das Display oder der Sendebericht des Geräts verrät oft die Richtung: „Verbindung fehlgeschlagen“ deutet auf Pfad oder Netzwerk, „Anmeldung fehlgeschlagen“ auf Benutzer oder Passwort. Notieren Sie die Meldung, bevor Sie etwas ändern.
2. Pfad und IP-Adresse prüfen
Das Ziel ist meist ein Pfad wie \\PC-NAME\Scans oder \\192.168.178.20\Scans. Hat der PC nach einem Router-Neustart eine neue IP-Adresse bekommen, findet der Scanner den Ordner nicht mehr. Dauerhaft hilft eine feste Adresse für den PC: Im Router lässt sich ihm immer dieselbe IP-Adresse zuweisen.
3. Netzwerkprofil auf „Privat“ stellen
Steht das Netzwerk in Windows auf „Öffentlich“, sind Freigaben gesperrt. Öffnen Sie Einstellungen > Netzwerk und Internet, wählen Sie Ihre Verbindung und stellen Sie den Netzwerkprofiltyp auf „Privat“. Prüfen Sie danach, ob die Datei- und Druckerfreigabe aktiviert ist.
4. Benutzerkonto und Passwort
- 1Legen Sie für den Scanner ein eigenes lokales Benutzerkonto mit Passwort an, statt Ihr persönliches Konto zu verwenden.
- 2Konten ohne Passwort dürfen sich in Windows standardmäßig nicht über das Netzwerk anmelden.
- 3Melden Sie sich mit einem Microsoft-Konto an, gilt das Passwort dieses Kontos, nicht die Windows-PIN.
- 4Tragen Sie Benutzername und Passwort im Adressbuch des Geräts neu ein, wenn sich das Passwort geändert hat.
5. Freigabe und Berechtigungen prüfen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Scan-Ordner, öffnen Sie Eigenschaften > Freigabe und geben Sie den Ordner für das Scanner-Konto mit Lese- und Schreibrechten frei. Prüfen Sie auf der Registerkarte „Sicherheit“, dass das Konto dort ebenfalls schreiben darf.
6. SMB-Version und Firmware des Geräts
Viele ältere Scanner sprechen nur das alte Protokoll SMB1, das Windows aus Sicherheitsgründen nicht mehr installiert. Neuere Windows-Versionen sperren zudem unsichere Gastzugriffe und verlangen häufiger signierte Verbindungen. Schalten Sie diese Schutzmechanismen nicht ab. Suchen Sie stattdessen nach einem Firmware-Update für das Gerät, das SMB2 oder SMB3 unterstützt.
7. Alternativen, wenn das Gerät zu alt ist
Unterstützt das Gerät keine aktuelle SMB-Version, sind „Scannen an E-Mail“ oder das Scannen auf einen Netzwerkspeicher (NAS) oft die sauberere Lösung. Beim Versand per E-Mail braucht das Gerät bei vielen Anbietern ein eigenes App-Passwort.