Synchronisiert Outlook nicht, ist meist der Offlinemodus aktiv, das gespeicherte Passwort nicht mehr gültig oder das Konto falsch eingerichtet, etwa als POP3 statt IMAP. Im klassischen Outlook mit Microsoft 365 oder Exchange hilft oft ein Neuaufbau des lokalen Caches. Kalender und Kontakte gleicht ein reines IMAP-Konto grundsätzlich nicht ab.
1. Verbindung, Offlinemodus und Webmail prüfen
Meldet die Statusleiste unten, dass Outlook offline arbeitet oder die Verbindung getrennt ist? Im klassischen Outlook schalten Sie unter Senden/Empfangen > Offline arbeiten den Offlinemodus wieder aus. Melden Sie sich außerdem im Webmail Ihres Anbieters an: Sind die neuen E-Mails dort, liegt es an Outlook. Fehlen sie auch dort, ist oft das Postfach voll oder die Störung liegt beim Anbieter.
2. Passwort neu eingeben
Nach einer Passwortänderung oder dem Einschalten der Zwei-Faktor-Anmeldung lehnt der Server das gespeicherte Passwort ab. Outlook fragt dann immer wieder nach dem Passwort oder gleicht einfach nicht mehr ab. Geben Sie das aktuelle Passwort ein. Viele Anbieter verlangen für Outlook bei aktiver Zwei-Faktor-Anmeldung ein eigenes App-Passwort. Bei manchen Anbietern, etwa GMX und WEB.DE, muss der Zugriff per IMAP zusätzlich in den Einstellungen des Postfachs erlaubt sein.
3. IMAP statt POP3 verwenden
Mit POP3 holt Outlook die E-Mails auf den Rechner und löscht sie je nach Einstellung auf dem Server. Auf dem Handy fehlen sie dann. IMAP hält alle Geräte auf demselben Stand. Ist ein Konto als POP3 eingerichtet, legen Sie es neu als IMAP an, nachdem Sie die vorhandenen E-Mails gesichert haben.
4. Neues oder klassisches Outlook
Das neue Outlook für Windows gleicht Konten anderer Anbieter über die Microsoft-Cloud ab. Hakt die Synchronisation dort, hilft es oft, das Konto zu entfernen und neu hinzuzufügen. Im klassischen Outlook finden Sie das Konto unter Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen, für viele Kontotypen gibt es dort auch „Reparieren“.
5. Klassisches Outlook mit Microsoft 365 oder Exchange: Cache neu aufbauen
- 1Sehen Sie unter Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Datendateien nach, wo die .ost-Datei des Kontos liegt, meist unter %localappdata%\Microsoft\Outlook.
- 2Schließen Sie Outlook vollständig.
- 3Benennen Sie die .ost-Datei um, zum Beispiel in „alt.ost“.
- 4Starten Sie Outlook. Es lädt das Postfach vom Server neu, was bei großen Postfächern eine Weile dauert.
- 5Läuft alles, können Sie die umbenannte Datei löschen.
6. Kalender und Kontakte
Ein reines IMAP-Konto gleicht nur E-Mails ab. Kalender und Kontakte bleiben zwischen PC und Handy synchron, wenn das Konto das unterstützt, etwa Microsoft 365 oder Exchange. Bei anderen Anbietern hängt es von Anbieter und Outlook-Version ab: Das neue Outlook gleicht zum Beispiel bei Gmail auch Kalender und Kontakte ab. CalDAV und CardDAV unterstützt Outlook für Windows nicht von Haus aus.